Como migrar seus dados do Salesforce para o Salesflare

Etapa 1: exportar dados do Salesforce

1. Faça login na sua conta do Salesforce

2. Você pode encontrar aqui como exportar seus dados:

   https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.admin_exportdata.htm&type=5 - em resumo:

   • Clique na engrenagem no canto superior direito, depois em “Configuração” e, no menu, selecione “Dados > Exportação de dados” e clique em “Exportar agora”

   • Depois, selecione “Conta”, “Oportunidade”, “Contato” e, opcionalmente, “Lead”, clique em “Iniciar exportação” e aguarde um pouco.

3. Descompacte o arquivo .zip da exportação e encontre os seguintes documentos:

   • Conta

   • Contatos

   • Oportunidade

   • Opcional: Lead (se você usar este recurso)

   • Opcional: Usuário (se quiser atribuir oportunidades a diferentes proprietários posteriormente)

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Passo 2: preparar seus dados

1. Certifique-se de que todas as datas no seu arquivo de exportação estejam no formato YYYY-MM-DD.
   Para alterar isso no Excel, clique na coluna de datas; depois, na página inicial, clique na lista suspensa na seção de números, em Mais formatos de número… e selecione o formato YYYY-MM-DD.
   No Google Sheets, depois de selecionar a coluna de datas, você pode clicar no botão “123”, depois em Data e hora personalizadas e selecionar o formato correspondente ao formato AAAA-MM-DD

2. Certifique-se de alterar os nomes das etapas Closed Won e Closed Lost para Lost e Won

3. Revise o arquivo e remova todos os registros indesejados. É melhor aproveitar a oportunidade para fazer uma limpeza ao migrar para um novo CRM

4. Certifique-se de que os endereços de e-mail nos campos de endereço de e-mail sejam válidos (o sistema aceitará apenas um endereço de e-mail por campo; nenhum número de telefone será aceito nesse campo)

5. Verifique os outros campos para garantir que todos os dados sejam válidos e estejam bem formatados

6. Se possível, adicione os websites de cada uma das organizações incluindo uma coluna extra e nomeando-a como Website da conta, para facilitar a localização

7. Exporte os arquivos da pasta zip, salve-os como arquivos CSV em um local acessível para a importação

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Etapa 2b: preparar nomes de contas

Como as exportações de Oportunidade e Contato não contêm os nomes das contas às quais estão associadas (apenas os IDs do Salesforce), você precisará usar a fórmula VLOOKUP no Excel ou no Google Sheets para preparar seu documento com os nomes corretos.

Excel

Se você estiver usando o Excel, clique com o botão direito do mouse na coluna e selecione “Inserir” para criar uma nova coluna ao lado do ID da conta:

Depois, basta inserir, na segunda célula (não na célula do cabeçalho) da coluna adicionada:

• =VLOOKUP(

• Depois, selecione o primeiro ID da conta e adicione uma vírgula

• Agora, você pode abrir o arquivo de contas, selecionar as colunas que contêm o ID da conta e o nome da conta e adicionar uma vírgula

• Selecione o número da coluna que corresponde ao nome da conta no arquivo de contas e adicione outra vírgula

• Digite FALSE e pressione Enter

Você deverá ter uma fórmula semelhante a esta:

=VLOOKUP(D2,Account.csv!$A:$D,4,FALSE)

(para que a fórmula acima funcione, verifique se D2 se refere à célula do seu arquivo de Opportunity/Contact que contém o AccountId, se o ID é a primeira coluna do seu Account.csv e se o Name é a quarta coluna do seu Account.csv)

Para sua conveniência futura, é melhor nomear a nova coluna como “Nome da conta”. Não se esqueça de nomear a coluna, caso contrário, sua importação poderá falhar.

Se tiver dúvidas, verifique como um VLOOKUP funciona em geral aqui

Google Sheets

Você pode fazer a mesma coisa usando o Google Sheets. Primeiro, copie o conteúdo do arquivo Accounts.csv para uma planilha no seu arquivo de Opportunity/Contact clicando com o botão direito do mouse no nome do arquivo na parte inferior da página e copiando-o para uma “planilha existente”, que será a de oportunidades:

Depois que a cópia estiver na planilha de Opportunity/Contact, você poderá seguir os mesmos passos do Excel, inserindo:

• =VLOOKUP(

• Depois, selecione o primeiro ID da conta e adicione uma vírgula (este é o ID que será pesquisado)

• Agora, você pode abrir a aba de contas, selecionar as colunas que contêm o ID da conta e o nome da conta e adicionar uma vírgula (é aqui que você seleciona as colunas que contêm o ID e os nomes das contas)

• Selecione o número da coluna que corresponde ao nome da conta na aba de contas e adicione outra vírgula (é aqui que você seleciona a coluna que contém a informação que deseja encontrar)

• Digite FALSE e pressione Enter (isso garante que somente correspondências exatas sejam exibidas)

Você deverá ter uma fórmula semelhante a esta:

=VLOOKUP(D2,'Copy of Account'!A:D,4,false)

Para sua conveniência futura, é melhor nomear a nova coluna como “Nome da conta”. Não se esqueça de nomear a coluna, caso contrário, sua importação poderá falhar.

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Passo 3: importar dados para o Salesflare

1. Entre na sua conta da Salesflare

2. Navegue até a seção de importação da Salesflare: Configurações > Importar dados > Contato/Oportunidade/Conta

3. Comece o processo de importação clicando no botão + no canto inferior direito e selecionando o tipo de importação que deseja criar.

4. Importe seus arquivos, um de cada vez, na seguinte ordem:

   • Contas → Contas

   • Contatos → Contatos

   • Oportunidades → Oportunidades

5. Mapeie os dados exportados da seguinte forma:

   • Contas do Salesforce para Contas no Salesflare

     • *Nome → nome da conta

     • Telefone → telefone

     • Website → website da conta

     • Descrição → descrição

     • BillingStreet (ou ShippingStreet) → rua

     • BillingCity → cidade

     • BillingState → estado/região

     • BillingPostalCode → CEP/código postal

     • BillingCountry → país

     • NumberOfEmployees → tamanho
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   • Contatos do Salesforce para Contatos no Salesflare

     • AccountId → siga o guia de VLOOKUP acima (passo 2b) para obter o nome da conta com base no ID do Salesforce → Nome da conta

     • *FirstName → nome

     • *LastName → sobrenome

     • MiddleName → nome do meio

     • Salutation → prefixo

     • Suffix → sufixo

     • Title → cargo

     • Telefone → telefone

     • Email → e-mail

     • Fax → telefone de fax
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   • Oportunidades do Salesforce para oportunidades no Salesflare

     • AccountId → siga o guia de VLOOKUP acima (passo 2b) para obter o nome da conta com base no ID do Salesforce → Nome da conta*

     • Name → nome da oportunidade

     • Description → você pode criar um campo personalizado do tipo “texto longo”

     • StageName → nome da etapa (ela já deve existir no Salesflare)

     • Amount → valor

     • Probability → probabilidade

     • CloseDate → data de fechamento (no formato YYYY–MM-DD)

     • CreatedDate → data de início (no formato YYYY–MM-DD)

     • LeadSource → nome da origem do lead

     • Loss_Reason → nome do motivo da perda
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   Se você não importar o pipeline, as oportunidades serão importadas para o seu pipeline principal por padrão.

   Observação: se você fizer parte de uma equipe maior e também quiser que o proprietário da oportunidade seja definido corretamente, será necessário exportar também os dados de usuário do Salesforce (porque o arquivo Opportunity.csv contém apenas o ID do Salesforce do proprietário) e usar um VLOOKUP para encontrar o nome ou e-mail do usuário (da mesma forma que no passo 2b).
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   • Leads do Salesforce para Contas, Contatos & Oportunidades no Salesflare:

     • O Salesflare não tem um conceito separado de “lead” para evitar confusão. Os leads são melhor representados por uma conta, um contato e uma oportunidade relacionada na etapa “Lead”. Isso significa que é melhor importar primeiro o mesmo arquivo como contas (com as colunas corretas especificadas abaixo), depois como contatos e, em seguida, como oportunidades.
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     • Contas

       • Empresa → nome da conta

       • Website → website da conta

       • Descrição → descrição

       • Rua → rua

       • Cidade → cidade

       • Código postal → código ZIP/postal

       • País → país

       • NumberOfEmployees → tamanho
         ​

     • Contatos

       • Empresa → nome da conta

       • *FirstName → nome

       • *LastName → sobrenome

       • MiddleName → nome do meio

       • Salutation → prefixo

       • Title → cargo

       • Telefone → telefone

       • Email → e-mail
         ​

     • Oportunidades

       • Empresa → nome da conta

       • CreatedDate → data de início (no formato YYYY–MM-DD)

       • Observe que, se você não especificar a etapa durante a importação, será criada uma oportunidade na primeira etapa, geralmente “Lead”. Se quiser importar leads para outra etapa, basta adicionar uma coluna manual “Etapa” e preencher as células com o nome correto da etapa
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6. Siga as instruções exibidas na tela para concluir a importação, garantindo o mapeamento correto dos campos.
   Se houver alguma informação extra que você queira importar para sua conta da Salesflare, poderá criar um campo personalizado para acomodá-lo

   • Se sua importação falhar, você poderá baixar o arquivo de relatório de erros clicando em “corrigir importação” e, nesse novo arquivo, encontrará a coluna de erros recém-adicionada na coluna mais à direita, que descreve o erro de cada uma das entradas
     Depois de corrigir esses erros, basta tentar importar este arquivo novamente
     Depois de corrigir isso, você pode tentar importar novamente
     ​

7. Revise os dados importados para verificar a precisão. Você sempre pode excluir sua importação e começar novamente (clicando no ícone de menu da sua importação e depois em “excluir dados”), se necessário
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Seguindo estas etapas, você poderá mapear e importar corretamente seus dados do Salesforce para sua conta do Salesflare.

Você pode encontrar informações extras sobre a importação de novos arquivos aqui, e a importação de modelos aqui