Grandes ou pequenas, todas as equipes de vendas B2B que usam um CRM compartilham um objetivo comum: economizar tempo na inserção de dados tediosa e acompanhar leads/clientes com facilidade.

O Salesflare facilita isso com a sincronização do calendário e do e-mail, o enriquecimento automático de dados e sua facilidade de configuração e uso. No entanto, o tamanho da sua equipe pode influenciar seu caso de uso específico do Salesflare.

Por isso, depois de observar e entrevistar equipes grandes e pequenas, detalhamos uma lista de práticas recomendadas e recomendações para orientar você ao longo do caminho.

Equipes grandes

Neste caso, definimos uma equipe grande como uma equipe com 5 ou mais usuários ativos diariamente no Salesflare. Ela pode ser formada por todos os vendedores e seu gerente de vendas, ou por uma combinação da equipe de vendas, da equipe de marketing e de outros administradores, como assistentes e superiores.

Para equipes grandes, discutiremos dicas profissionais que abordam os seguintes pontos:

• Configurar permissões de usuário

• Gerenciar contas e suas timelines

• Criar campos personalizados

• Criar filtros salvos

• Criar pipelines

• Importar dados

• Criar dashboards personalizados

Necessidades principais: descobrimos que os fatores mais importantes para equipes grandes incluem transparência, responsabilização e consistência. A seguir, explicaremos como garantir que essas necessidades sejam atendidas durante todo o processo de configuração da sua conta.

Configurar permissões de usuário:

Ao configurar sua conta, é importante determinar se você quer visibilidade e acesso completos para todos os usuários ou se prefere restringir parte do acesso usando a funcionalidade de permissões. Após o convite inicial aos membros da equipe (em Configurações > Gerenciar sua equipe), você pode criar facilmente grupos para segmentar sua equipe. Em seguida, usando a funcionalidade de permissões, os administradores podem determinar quem pode ver e criar/editar/excluir determinados dados e quais grupos podem acessar pipelines específicos. Dessa forma, você garante que todos continuem focados nas tarefas, enquanto os administradores têm uma visão geral completa do progresso da equipe.

Gerenciar contas e suas timelines:

Como uma equipe grande, a possibilidade de gerenciar as comunicações em um só lugar, sem precisar localizar outros colegas para pedir atualizações, é um grande benefício. Com uma rápida olhada na timeline da conta, os membros da equipe podem ver quem fez o último acompanhamento, o que foi discutido e se os e-mails foram abertos/clicados. Isso cria transparência e permite que os administradores responsabilizem a equipe. Não deixe de adicionar todos os membros relevantes da equipe a uma conta para ver as comunicações deles com os contatos dessa conta.

Criar campos personalizados:

Seja migrando de outro CRM, começando do zero a partir de uma planilha do Excel ou vindo de outra forma de gerenciamento de dados, os campos personalizados podem ajudar a manter todos alinhados. É provável que sua equipe tenha alguns dados exclusivos da sua própria empresa. Sejam números de pedidos, tipos de assinatura, IDs de usuário etc., os campos personalizados podem ajudar a estabelecer consistência em toda a organização. Crie campos personalizados ANTES de importar para tornar o processo muito mais tranquilo. Também recomendamos que você se reúna com sua equipe e crie um guia explicando o significado de cada campo personalizado. Assim, todos concordam sobre como inserir os dados, o que fará com que os dados do seu CRM se tornem muito mais organizados e sua colaboração, muito mais eficiente.

Criar pipelines:

Os pipelines permitem visualizar o progresso que sua equipe está fazendo no fechamento de negócios/na realização de vendas/na conclusão de projetos. A forma como você configura os pipelines da sua equipe pode contribuir para o sucesso dela. Primeiro, escolha como dividir os pipelines. Com a criação ilimitada de pipelines, você pode criar um pipeline por região de vendas, por tipo de projeto, por produto/serviço etc. Se o processo de vendas for diferente (exigindo etapas diferentes) ou se for para um segmento de negócios diferente (exigindo uma separação clara), é melhor dividir esses itens em pipelines diferentes. Caso contrário, recomendamos manter tudo em um pipeline e usar filtros avançados para visualizar partes menores das oportunidades de cada vez.

Criar filtros salvos:

Os filtros salvos permitem encontrar e aplicar facilmente filtros que você usa com frequência. Os membros da equipe podem, por exemplo, salvar um filtro que mostre apenas as oportunidades pelas quais são responsáveis/proprietários, nas quais não houve uma interação na conta por mais de x dias e que tenham um valor de pelo menos X. Isso economiza tempo e permite que os membros da equipe se concentrem apenas no que é mais relevante para eles naquele momento.

Importar dados:

Importar dados corretamente pode preparar sua equipe para o sucesso. Com todas as suas contas, contatos e oportunidades pré-carregados em massa, você economizará tempo da sua equipe e conseguirá manter essa consistência em todas as entidades. Não deixe de determinar quais dados são mais importantes em cada entidade. Por exemplo, suas oportunidades precisam de proprietários/responsáveis? Elas precisam de nomes exclusivos? Se sim, crie esses dados na sua planilha de importação junto com os campos personalizados. Quer que a migração de dados seja feita para você? Confira nosso plano empresarial e contate-nos para obter mais informações.

• Aqui estão alguns modelos de importação para você usar, completos com campos padrão. Faça uma cópia, adicione colunas para seus campos personalizados e pronto!

Criar dashboards personalizados:

A aba Insights fornece uma visão geral do desempenho de toda a sua equipe. Você pode visualizar insights por grupo ou indivíduo, alternar entre todos os pipelines ou um pipeline, alterar o intervalo de datas e criar relatórios por conta própria. Confira este post sobre 7 dashboards incríveis que você pode visualizar ou criar no Salesflare.

Equipes pequenas

Para equipes menores/usuários individuais, discutiremos dicas profissionais que abordam os seguintes pontos:

• Gerenciar contas e suas timelines

• Gerenciar leads

• Utilizar tarefas

• Criar pipelines

• Criar workflows

Necessidades principais: os fatores mais importantes para equipes menores incluem simplicidade, facilidade de uso, abrangência em relação às funcionalidades de vendas e potencial de evolução ao longo do tempo. Seja você uma startup com uma pequena equipe de vendas ou apenas um usuário individual, é importante poder começar com uma curva de aprendizado pequena em um sistema capaz de atender a todas ou à maioria das suas necessidades de vendas em um só lugar. Também é importante confiar que, à medida que sua empresa crescer, seu CRM poderá crescer com você e continuar atendendo às suas necessidades em um futuro não muito distante.

Gerenciar contas e suas timelines:

Se você for um usuário individual, as timelines das contas podem ajudar a organizar todos os seus dados existentes. Se você se vê constantemente perdendo e-mails, esquecendo quando fez o último acompanhamento ou não se lembrando dos detalhes sobre as empresas/contatos com quem está falando, a timeline da conta se tornará sua melhor amiga. Em um só lugar, você encontra tudo de que precisa, desde o histórico de comunicações até notas internas que ajudam a refrescar sua memória. Equipes pequenas se beneficiam do compartilhamento das timelines das contas, pois isso facilita muito a colaboração e a comunicação aberta. Para adicionar automaticamente todos os membros da equipe a todas as contas (novas e existentes), os administradores podem ativar essa opção em Configurações > Gerenciar sua equipe. Em seguida, ative as notificações para garantir que você nunca perca um e-mail, clique em um link, visita ao website ou atribuição de tarefa.

Gerenciar leads:

Ao conectar o formulário de contato do seu website ao Salesflare via Zapier, você pode capturar todos esses dados, criar contas, adicionar tags a elas e acionar sequências de e-mails em um só lugar. O Salesflare também ajuda a gerenciar seus leads por meio do acompanhamento de e-mails e do acompanhamento do website. Ao instalar o script de acompanhamento do website em Configurações > Aplicações e integrações, você poderá receber notificações em tempo real sobre visitantes no seu website (depois que o acompanhamento de e-mails tiver sido configurado).

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Utilizar tarefas:

A página de tarefas não apenas importa os itens do seu calendário e permite criar tarefas manuais, mas, em Configurações > Configurações de tarefas, você encontrará tarefas automatizadas que podem ajudar a manter tudo sob controle. O Salesflare pode sugerir automaticamente tarefas para lembrar você de adicionar notas a uma reunião depois que ela acontecer, responder a um e-mail assim que você receber um e pedir que você faça um acompanhamento com as contas se não tiver havido nenhuma atividade por X dias. Nunca mais perca um acompanhamento!

Criar pipelines:

Os pipelines ajudam a visualizar seu desempenho e em quais etapas seus negócios e projetos estão atualmente. Ao criar pipelines para processos diferentes — seja vendas, timeline do projeto ou ciclo de vida do cliente —, você consegue ter uma visão geral clara de qual é o próximo passo para fechar o negócio de cada oportunidade em que está trabalhando.

Criar workflows:

A funcionalidade de workflows permite criar e enviar e-mails em massa em grande escala ou sequências de e-mails com aparência personalizada. Você pode acioná-los quando houver uma alteração na etapa do pipeline ou por meio de uma tag atribuída ao contato quando ele for adicionado pelo formulário do seu website. Você pode usar essa funcionalidade para automatizar sua prospecção, convidar contatos para eventos ou até mesmo desejar boas festas aos seus clientes. Observação: o Salesflare é ótimo para e-mails pessoais em grande escala, mas não foi criado para newsletters por e-mail.

Como uma equipe menor ou uma startup que está começando, tenha certeza de que o Salesflare continuará crescendo com você. Alguns dos recursos adicionados apenas no último ano incluem: workflows, permissões, dashboards e relatórios personalizáveis e muito mais. Tem solicitações de funcionalidades? Envie-as para support@salesflare.com ou fale conosco pelo chat.

Acesse nosso blog para ver mais dicas profissionais, saber mais sobre nossos lançamentos recentes e descobrir o que está por vir.

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