Grandes ou petites, toutes les équipes commerciales B2B qui utilisent un CRM partagent un objectif commun : gagner du temps lors de la saisie fastidieuse de données et assurer facilement le suivi des prospects/clients.

Salesflare facilite cet objectif grâce à la synchronisation du calendrier et des e-mails, à l’enrichissement automatique des données et à sa simplicité de configuration et d’utilisation. Cependant, la taille de ton équipe peut influencer ton cas d’utilisation spécifique de Salesflare.

Par conséquent, après avoir observé et interrogé des équipes grandes et petites, nous avons établi une liste de bonnes pratiques et de recommandations pour te guider tout au long du processus.

Grandes équipes

Dans ce cas, nous définissons une grande équipe comme une équipe composée d’au moins 5 utilisateurs actifs quotidiens de Salesflare. Il peut s’agir de tous les commerciaux et de leur responsable commercial, ou d’un mélange de l’équipe commerciale, de l’équipe marketing et d’autres administrateurs tels que des assistants et des cadres supérieurs.

Pour les grandes équipes, nous aborderons des conseils pratiques concernant les points suivants :

• Définir les autorisations des utilisateurs

• Gérer les comptes et leurs timelines

• Créer des champs personnalisés

• Créer des filtres enregistrés

• Créer des pipelines

• Importer des données

• Créer des dashboards personnalisés

Besoins clés : nous avons constaté que les facteurs les plus importants pour les grandes équipes sont la transparence, la responsabilisation et la cohérence. Nous verrons ci-dessous comment veiller à ce que ces besoins soient satisfaits tout au long du processus de configuration de ton compte.

Définir les autorisations des utilisateurs :

Lors de la configuration de ton compte, il est important de déterminer si tu souhaites une visibilité et un accès complets pour tous les utilisateurs, ou si tu préfères restreindre certains accès à l’aide de la fonctionnalité des autorisations. Lors de l’invitation initiale des membres de l’équipe (dans Paramètres > Gérer ton équipe), tu peux facilement créer des groupes pour segmenter ton équipe. Ensuite, grâce à la fonctionnalité Autorisations, les administrateurs peuvent déterminer qui peut voir, créer, modifier ou supprimer certaines données et quels groupes peuvent accéder à des pipelines spécifiques. De cette manière, tu peux t’assurer que chacun reste concentré sur ses tâches tout en donnant aux administrateurs un aperçu complet de l’avancement de l’équipe.

Gérer les comptes et leurs timelines :

Pour une grande équipe, la possibilité de gérer les communications au même endroit sans devoir retrouver d’autres coéquipiers pour leur demander des mises à jour est un avantage majeur. En consultant la timeline du compte, les membres de l’équipe peuvent voir qui a effectué le dernier suivi, ce dont vous avez parlé et si leurs e-mails ont été ouverts ou si leurs liens ont été cliqués. Cela crée de la transparence et permet aux administrateurs de responsabiliser leur équipe. Veille à ajouter tous les membres pertinents de l’équipe à un compte afin de voir leurs communications avec les contacts de ce compte.

Créer des champs personnalisés :

Que tu migres depuis un autre CRM, que tu commences avec une feuille de calcul Excel ou que tu utilises une autre forme de gestion des données, les champs personnalisés peuvent aider tout le monde à rester sur la même longueur d’onde. Ton équipe dispose probablement de données propres à ton entreprise. Qu’il s’agisse de numéros de commande, de types d’abonnement, d’identifiants utilisateur, etc., les champs personnalisés peuvent contribuer à établir une cohérence générale. Crée les champs personnalisés AVANT l’importation afin de rendre le processus beaucoup plus fluide. Nous te recommandons également de prendre le temps de créer avec ton équipe un guide expliquant la signification de chaque champ personnalisé. Ainsi, tout le monde sera d’accord sur la manière de saisir les données, ce qui rendra les données de ton CRM beaucoup plus ordonnées et ta collaboration plus fluide.

Créer des pipelines :

Les pipelines te permettent de visualiser les progrès de ton équipe dans la conclusion des affaires, la réalisation des ventes et l’achèvement des projets. La manière dont tu configures les pipelines de ton équipe peut contribuer à sa réussite. Commence par choisir comment répartir les pipelines. Grâce à la création illimitée de pipelines, tu peux créer un pipeline par région commerciale, par type de projet, par produit/service, etc. Si le processus commercial est différent (et nécessite des étapes différentes) ou s’il concerne un autre segment d’activité (et nécessite une séparation claire), il est préférable de les répartir dans différents pipelines. Dans le cas contraire, nous te recommandons de tout conserver dans un seul pipeline et d’utiliser des filtres avancés pour afficher simultanément de plus petites parties des opportunités.

Créer des filtres enregistrés :

Les filtres enregistrés te permettent de trouver et d’appliquer facilement les filtres que tu utilises fréquemment. Les membres de l’équipe peuvent, par exemple, enregistrer un filtre qui affiche uniquement les opportunités dont ils sont le responsable/propriétaire, pour lesquelles aucune interaction n’a eu lieu sur le compte depuis plus de X jours et dont la valeur est d’au moins X. Cela permet de gagner du temps et aux membres de l’équipe de se concentrer uniquement sur ce qui est le plus pertinent pour eux à ce moment-là.

Importer des données :

Importer correctement les données peut préparer ton équipe à la réussite. Avec tous tes comptes, contacts et opportunités préchargés en masse, tu feras gagner du temps à ton équipe et tu pourras conserver cette cohérence pour toutes les entités. Veille à déterminer quelles sont les données les plus importantes à avoir pour chaque entité. Par exemple, tes opportunités ont-elles besoin de propriétaires/responsables ? Doivent-elles avoir des noms uniques ? Si c’est le cas, crée-les dans ta feuille d’importation avec tes champs personnalisés. Tu souhaites que la migration des données soit effectuée pour toi ? Consulte notre forfait entreprise et contacte-nous pour plus d’informations.

• Voici quelques modèles d’importation à utiliser, avec des champs standards. Fais-en une copie, ajoute des colonnes pour tes champs personnalisés et tu seras prêt !

Créer des dashboards personnalisés :

L’onglet Insights fournit un aperçu des performances de toute ton équipe. Tu peux afficher les insights par groupe ou par personne, passer de tous les pipelines à un seul pipeline, modifier la période et créer toi-même des rapports. Consulte cet article sur 7 dashboards incroyables que tu peux consulter ou créer dans Salesflare.

Petites équipes

Pour les petites équipes et les utilisateurs uniques, nous aborderons des conseils pratiques concernant les points suivants :

• Gérer les comptes et leurs timelines

• Gérer les leads

• Utiliser les tâches

• Créer des pipelines

• Créer des workflows

Besoins clés : les facteurs les plus importants pour les petites équipes sont la simplicité, la facilité d’utilisation, le caractère complet des fonctionnalités commerciales et le potentiel d’évolution au fil du temps. Que tu sois une start-up avec une petite équipe commerciale ou un utilisateur unique, il est important de pouvoir démarrer avec une courbe d’apprentissage réduite sur un système capable de gérer la totalité ou la majeure partie de tes besoins commerciaux au même endroit. Il est également important de savoir qu’à mesure que ton entreprise se développe, ton CRM pourra évoluer avec toi et continuer à répondre à tes besoins dans un avenir proche.

Gérer les comptes et leurs timelines :

Si tu es un utilisateur unique, les timelines des comptes peuvent t’aider à organiser toutes tes données existantes. Si tu te retrouves constamment à perdre des e-mails, à oublier la date de ton dernier suivi ou à ne plus te souvenir des détails concernant les entreprises/contacts avec lesquels tu échanges, la timeline du compte deviendra ta meilleure alliée. Tu peux y trouver au même endroit tout ce dont tu as besoin, de l’historique des communications aux notes internes qui te rafraîchissent la mémoire. Les petites équipes tirent avantage du partage des timelines des comptes, car cela facilite grandement la collaboration et la communication ouverte. Pour ajouter automatiquement chaque membre de l’équipe à chaque compte (nouveau ou existant), les administrateurs peuvent activer cette option dans Paramètres > Gérer ton équipe. Active ensuite les notifications pour être sûr de ne jamais manquer un e-mail, un clic sur un lien, une visite de site web ou une attribution de tâche.

Gérer les leads :

En connectant le formulaire de contact de ton site web à Salesflare via Zapier, tu peux capturer toutes ces données, créer des comptes, leur attribuer des tags et déclencher des séquences d’e-mails au même endroit. Salesflare t’aide également à gérer tes leads grâce au suivi des e-mails et au suivi du site web. En installant le script de suivi du site web dans Paramètres > Applications et intégrations, tu peux recevoir en temps réel des notifications concernant les visiteurs de ton site web (une fois le suivi des e-mails configuré).

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Utiliser les tâches :

La page des tâches importe non seulement les éléments de ton calendrier et te permet de créer des tâches manuelles, mais dans Paramètres > Paramètres des tâches, tu trouveras également des tâches automatisées qui peuvent t’aider à ne rien laisser passer. Salesflare peut automatiquement suggérer des tâches pour te rappeler d’ajouter après coup des notes à une réunion, de répondre à un e-mail dès que tu en reçois un et d’effectuer un suivi auprès des comptes si aucune activité n’a eu lieu depuis X jours. Ne manque plus jamais un suivi !

Créer des pipelines :

Les pipelines t’aident à visualiser tes performances et les étapes auxquelles se trouvent actuellement tes affaires et tes projets. En créant des pipelines pour différents processus — qu’il s’agisse des ventes, de la timeline d’un projet ou du cycle de vie d’un client — tu peux avoir une vue claire de la prochaine étape vers la conclusion de l’affaire pour chaque opportunité sur laquelle tu travailles.

Créer des workflows :

La fonctionnalité des workflows te permet de créer et d’envoyer des e-mails en masse à grande échelle ou des séquences d’e-mails qui semblent personnalisées. Tu peux les déclencher lors d’un changement d’étape du pipeline ou via un tag attribué au contact lorsqu’il est ajouté depuis le formulaire de ton site web. Tu peux utiliser cette fonctionnalité pour automatiser ta prospection, inviter des contacts à des événements ou même simplement souhaiter de bonnes fêtes à tes clients. Remarque : Salesflare est idéal pour les e-mails personnels à grande échelle, mais n’est pas conçu pour les newsletters.

En tant que petite équipe ou start-up qui démarre, sois assuré que Salesflare continuera à évoluer avec toi. Parmi les fonctionnalités ajoutées au cours de la seule dernière année figurent les workflows, les autorisations, les dashboards et rapports personnalisables, et bien plus encore. Tu as des demandes de fonctionnalités ? Envoie-les à support@salesflare.com ou contacte-nous via le chat.

Rends-toi sur notre blog pour découvrir d’autres conseils pratiques, en savoir plus sur nos dernières nouveautés et voir ce qui se profile à l’horizon.

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