Cómo migrar tus datos de HubSpot a Salesflare

Paso 1: Exportar datos de HubSpot

1. Inicia sesión en tu cuenta de HubSpot

2. Aquí puedes encontrar cómo exportar tus datos: https://knowledge.hubspot.com/crm-setup/export-contacts-companies-deals-or-tickets (en resumen: dirígete a la vista correspondiente en HubSpot (por ejemplo, “Contactos”) y haz clic en el pequeño botón “Exportar”, oculto hacia la derecha de la página, en la parte superior de la tabla de datos)

3. Exporta los siguientes tipos de datos por separado, preferiblemente ya en formato CSV:

   • Contactos (no marques la opción “Incluir todas las direcciones de correo electrónico”, ya que esto provocará problemas más adelante; además, asegúrate de incluir las asociaciones en tu exportación para poder tener el nombre de la empresa relacionada en el mismo archivo)

   • Empresas (no marques la opción “Incluir todos los dominios de empresa”, ya que esto provocará problemas más adelante)

   • Negocios (asegúrate de incluir las asociaciones en tu exportación para poder tener el nombre de la empresa relacionada en el mismo archivo)

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Paso 2: Preparar tus datos

1. Asegúrate de que todas las fechas de tu archivo exportado tengan el formato YYYY-MM-DD.
   Para cambiarlo en Excel, puedes hacer clic en la columna de fechas y, después, en la página de inicio, hacer clic en la lista desplegable de la sección de números, Más formatos de número… y seleccionar el formato YYYY-MM-DD.
   En Google Sheets, después de seleccionar la columna de fechas, puedes hacer clic en el botón “123”, luego en Fecha y hora personalizada y seleccionar el formato correspondiente al formato YYYY-MM-DD.

2. Revisa el archivo y elimina los registros no deseados. Es mejor aprovechar la oportunidad para limpiar los datos al cambiar a un nuevo CRM

3. Asegúrate de que las direcciones de correo electrónico de los campos de dirección de correo electrónico sean válidas. El sistema solo aceptará una dirección de correo electrónico por campo; no se aceptarán números de teléfono en este campo

4. También deberías revisar los demás campos para asegurarte de que todos los datos sean válidos y estén bien formateados

5. Si es posible, añade los sitios web de cada una de las organizaciones agregando una columna adicional y llamándola Sitio web de la cuenta, para encontrarlos fácilmente

6. Debido al gran número de columnas incluidas en una exportación de HubSpot (ya que tienes que “incluir todas las asociaciones”), más adelante todo será mucho más fácil si eliminas las columnas innecesarias antes de importar. Puedes identificar las columnas esenciales desplazándote un poco más abajo, hasta “mapear los datos de la siguiente manera”.

7. Guarda los archivos exportados como archivos CSV en una ubicación accesible para la importación

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Paso 3: Importar datos a Salesflare

1. Inicia sesión en tu cuenta de Salesflare

2. Ve a la sección de importación en Salesflare: Ajustes > Importar datos > Cuenta/Contacto/Oportunidad

3. Comienza el proceso de importación haciendo clic en el botón + de la parte inferior derecha y seleccionando el tipo de importación que quieres crear.

4. Importa tus archivos, uno a la vez y en el siguiente orden:

   • Empresas → Cuentas

   • Contactos → Contactos

   • Negocios → Oportunidades
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5. Mapea los datos de la siguiente manera:

   • Empresas de HubSpot a Cuentas en Salesflare

     • *Nombre de la empresa → nombre de la cuenta

     • *URL del sitio web → sitio web de la cuenta

     • Ciudad → ciudad

     • País/Región → país

     • Descripción → descripción

     • Página de empresa de LinkedIn → LinkedIn

     • Número de teléfono → teléfono

     • Código postal → código postal

     • Estado/región → estado/región

     • Dirección → calle
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   • Contactos de HubSpot a Contactos en Salesflare

     • *Nombre → nombre

     • *Apellidos → apellidos

     • *Correo electrónico → correo electrónico

     • Cargo → rol

     • Número de teléfono → teléfono

     • País/Región → país

     • Código postal → código postal

     • Dirección → calle

     • Empresa asociada (esto requiere exportar con “incluir todas las asociaciones” activado; no importes “Nombre de la empresa”) → nombre de la cuenta
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   • Negocios de HubSpot a Oportunidades en Salesflare

     • *Empresa asociada → nombre de la cuenta

     • *Fecha de cierre → fecha de cierre (en formato YYYY–MM-DD)

     • Fecha de creación → fecha de inicio (en formato YYYY–MM-DD)

     • Importe en la moneda de la empresa → valor

     • Motivo de pérdida del negocio → nombre del motivo de pérdida

     • Nombre del negocio → nombre de la oportunidad

     • Propietario del negocio → nombre del propietario

     • Probabilidad del negocio → probabilidad

     • Etapa del negocio → nombre de la etapa (asegúrate de crearla antes de importar)

     • Pipeline → nombre del pipeline (asegúrate de crearlo antes de importar)
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6. Sigue las instrucciones en pantalla para completar la importación, asegurándote de realizar un mapeo correcto de los campos.
   Si hay información adicional que quieres importar a tu cuenta de Salesflare, puedes crear un campo personalizado para incluirla:

   • Si la importación falla, puedes descargar el archivo de errores haciendo clic en “corregir importación”; en este nuevo archivo encontrarás un error en la columna situada más a la derecha que describe el error de cada entrada
     Cuando hayas corregido esos errores, simplemente puedes intentar importar este archivo de nuevo
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7. Revisa los datos importados para verificar su exactitud. Siempre puedes eliminar tu importación y empezar de nuevo (haciendo clic en el icono de menú de tu importación y luego en “eliminar datos”), si es necesario
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Al seguir estos pasos, podrás mapear e importar correctamente tus datos de HubSpot a tu cuenta de Salesflare.

Puedes encontrar información adicional sobre cómo importar archivos nuevos aquí, y sobre cómo importar plantillas aquí