Salesflare
Kan ik rechten voor gebruikers instellen?
Hoe kan ik beperken wat er wordt gedeeld in Salesflare?
Andrea BustosLaatst bijgewerkt: Leer je liever via video? Bekijk hier.
De functionaliteit voor rechten is ontwikkeld om verkoopteams opties te bieden om privacy te waarborgen en grenzen te handhaven. Met het instellen van rechten kunnen teambeheerders bepalen wat hun teamleden kunnen zien en bewerken, zodat bepaalde gegevens vertrouwelijk en veilig blijven. Met de instellingen voor rechten kunnen teamleden zich richten op gegevens die voor hen relevant zijn, en kan het management erop vertrouwen dat privégegevens privé blijven. De functionaliteit voor rechten is beschikbaar in het Pro-plan.
Er zijn vier gebruikersrollen in de instellingen voor rechten: beheerders, managers, teamleden en viewers. Gebruikers kunnen ook deel uitmaken van verschillende groepen binnen het team, om beter te organiseren waartoe ze toegang zouden moeten hebben.
Al deze rollen en de groep waartoe een gebruiker behoort, kunnen door beheerders worden ingesteld in Instellingen > Je team beheren.
Daarnaast kan ook worden ingesteld tot welke gegevens een gebruiker toegang heeft om ze te bekijken en aan te maken/bewerken/verwijderen. Dit omvat teamgegevens, eigen gegevens, groepsgegevens en geen gegevens. Hieronder vind je een overzicht van elke rol en elk gegevensbereik.
Rollen
Beheerders
Beheerders zijn verantwoordelijk voor het toezicht op het team en het configureren van Salesflare. De beheerdersrol is geschikt voor mensen die verantwoordelijk zijn voor het team en/of de CRM. Dit kunnen de leidinggevenden van je bedrijf zijn, maar ook de mensen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van je CRM en de bijbehorende gegevens.
Beheerders kunnen:
Toegang hebben tot alle teaminstellingen, waaronder het beheren van het team (teamleden uitnodigen, rollen en groepen toewijzen), doelen instellen, alle bestaande pipelines configureren, velden aanpassen, de regionale instellingen van het team aanpassen, taakinstellingen wijzigen en deze rechten instellen.
Iedereen (inclusief zichzelf) toegang geven tot een account door die persoon aan het team van het account toe te voegen.
Opportuniteiten verwijderen en het eigenaarschap ervan wijzigen als ze daar niet de eigenaar van zijn.
Workflows namens andere gebruikers verzenden.
Toegang hebben tot de facturatie en deze bewerken & gebruiksinformatie.
Ongeacht welke verdere instellingen voor rechten je voor beheerders instelt, hebben ze altijd deze ingebouwde rechten.
Beheerders hebben standaard toegang tot alle teamgegevens, zowel om deze te bekijken als om ze aan te maken/bewerken/verwijderen, maar dit kan worden aangepast in Instellingen > Rechten instellen.
Managers
Managers leiden de groep van gebruikers waarvan ze deel uitmaken. De groepen kunnen worden ingesteld in Instellingen > Beheer je team. Deze rol is geschikt voor salesmanagers die afzonderlijke delen van het salesteam van het bedrijf overzien. Bijvoorbeeld wanneer ze in verschillende geografische gebieden werken of met verschillende businessunits.
Managers kunnen:
Geef iedereen toegang tot een account door die persoon toe te voegen aan het team van het account.
Opportuniteiten verwijderen en het eigenaarschap ervan wijzigen als ze er niet de eigenaar van zijn.
De instellingen openen om de pipelines van de groep te configureren en doelen in te stellen.
Ongeacht welke aanvullende rechteninstellingen je voor managers instelt, ze hebben altijd deze ingebouwde rechten.
Teamleden
Teamleden werken in Salesflare zonder dat ze administratie of management hoeven te verzorgen. Dit type rol is geschikt voor je salesmedewerkers of je virtuele assistent, als ze geen volledige controle over de CRM en de gegevens ervan nodig hebben.
Teamleden kunnen:
Alleen opportuniteiten verwijderen en het eigenaarschap ervan wijzigen als ze de eigenaar ervan zijn.
Alleen accounts verwijderen waarvan ze deel uitmaken.
Standaard hebben teamleden toegang tot alle teamgegevens, zowel om ze te bekijken als om ze aan te maken, te bewerken en te verwijderen, maar dit kan worden gewijzigd in Instellingen > Rechten instellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat ze alleen de gegevens van hun groep kunnen bekijken en hun eigen gegevens kunnen bewerken.
Viewers
Viewers kunnen standaard alleen gegevens bekijken (van het hele team). Ze kunnen geen gegevens aanmaken, bewerken of verwijderen. Beide instellingen kunnen worden gewijzigd in Instellingen > Rechten instellen.
Dit type rol is geschikt voor bestuursleden, investeerders of hooggeplaatste leidinggevenden die niet actief in Salesflare werken, maar wel toegang nodig hebben tot de gegevens en/of inzichten.
Gegevens
Beheerders kunnen instellen welke gegevens hun teamgenoten kunnen bekijken en welke gegevens ze kunnen aanmaken, bewerken en verwijderen. Zoals hierboven vermeld, wordt dit ingesteld in Instellingen > Rechten instellen.
Eigen gegevens
De gegevens waarvan jij de eigenaar bent, meestal omdat je ze hebt aangemaakt of beheert.
Accounts waarvan je deel uitmaakt, accounts die je hebt aangemaakt en accounts die gekoppeld zijn aan een opportuniteit waarvan je de eigenaar of verantwoordelijke bent.
Opportuniteiten waarvan je de eigenaar of verantwoordelijke bent en opportuniteiten die gekoppeld zijn aan accounts waarvan je deel uitmaakt.
Contacten die je hebt aangemaakt en contacten die gekoppeld zijn aan accounts waarvan je deel uitmaakt.
Workflows die je hebt aangemaakt.
Vergaderingen die je hebt aangemaakt, vergaderingen waaraan je deelneemt en vergaderingen die zich in accounts bevinden waarvan je deel uitmaakt.
Groepsgegevens
De groepsgegevens bestaan uit de verzameling gegevens die gezamenlijk eigendom zijn van de afzonderlijke leden van de groep (volgens de bovenstaande regels voor “eigen gegevens”), bijvoorbeeld in hun locatie of bedrijfseenheid.
Teamgegevens
Alle gegevens die bij het team horen. Dit zijn de minst beperkende gegevens.
Geen gegevens
Deze optie wordt alleen vermeld in de dropdown “Aanmaken, bewerken en verwijderen”, zodat je ervoor kunt zorgen dat sommige gebruikers alleen gegevens kunnen bekijken.
Pipelines
Standaard hebben alle teamleden toegang tot alle pipelines. Met de functionaliteit Rechten hebben beheerders en managers de mogelijkheid om te bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot welke pipelines. Op die manier kan hun toegang worden beperkt, zodat ze alleen de pipelines en opportuniteiten zien die ze moeten kunnen zien.
Beheerders en managers kunnen dit op drie plaatsen definiëren:
in Instellingen > Rechten instellen onderaan (zoals hieronder weergegeven)
in Pipelines configureren voor elke pipeline
of in Instellingen > Je team beheren voor elke gebruikersgroep.
Als je sommige van deze instellingen niet ziet of ze niet kunt wijzigen, komt dat doordat je geen beheerder of manager bent. Als dat het geval is, kun je het beste een collega die dat wel is vragen om ze te wijzigen.
Beheerders kunnen de toegang tot alle pipelines definiëren, terwijl managers deze toegang alleen kunnen definiëren voor pipelines waartoe hun gebruikersgroep toegang heeft.
Belangrijke zaken om op te merken
De pagina Rechten instellen kan door iedereen worden bekeken, maar alleen door beheerders worden bewerkt.
Gebruikers moeten een beheerder vragen om hun een bepaalde rol toe te wijzen.
Gebruikers mogen slechts één rol en één groep hebben.
De standaardrol voor de eerste gebruiker in een team is beheerder en voor elke volgende gebruiker teamlid.
Standaard worden gebruikers niet aan een gebruikersgroep toegewezen.
De rol en groep van de gebruiker kunnen al worden ingesteld wanneer je nieuwe teamleden uitnodigt.
Heb je nog vragen? Stuur ons een chatbericht! 😊